GSD-rapportage - Gemeente Ruimte en Rust
Periode: januari 2019 - juni 2019

Inleiding
Voor u ligt de rapportage Gebruik Suwinet Services met cijfers over de afgelopen zes maanden, waarin wordt ingegaan op het gebruik van Suwinet-Inkijk door uw organisatie. Wanneer uw organisatie gebruik maakt van Suwinet-Mail, wordt het gebruik hiervan ook weergegeven in deze rapportage.

Doelstelling
Deze rapportage biedt u inzicht in het gebruik van Suwinet Services door medewerkers van uw organisatie. Tevens beschikt u hiermee over de mogelijkheid om toezicht te houden op het gebruik van klantgegevens en hierop te sturen. Dit is nodig, omdat het gebruik van Suwinet aan regels is gebonden. Suwinet-Inkijk mag alleen gebruikt worden voor de uitvoering van taken:

Opbouw
Deze rapportage bevat vier onderdelen die achtereenvolgens het totale gebruik, het zorgvuldig gebruik, het accountbeheer en het doelmatig gebruik van Suwinet-Inkijk behandelen. Wanneer uw organisatie gebruik maakt van Suwinet-Mail, zijn hiervoor twee aparte tabellen opgenomen in het hoofdstuk over doelmatig gebruik.

Rapportageperiode
Deze rapportage verschijnt iedere maand en rapporteert over de voorgaande zes maanden. U kunt de rapportage via Suwinet-Inkijk onder de button 'opvragen gebruiksrapportages' downloaden. Hiervoor is de rol 'opvragen gebruiksrapportages (R347)' nodig.

Specifieke rapportage
De gegevens in deze rapportage zijn niet herleidbaar tot de individuele medewerkers, maar herleidbare gegevens kunnen wel opgevraagd worden. Deze zogenaamde specifieke rapportages kunnen alleen conform ketenbreed vastgestelde richtlijn aangevraagd danwel ontvangen worden door personen die formeel bekend staan bij BKWI als gemandateerde voor uw organisatie. Voor het opvragen van specifieke rapportages en voor het aanmelden of afmelden van een gemandateerde of security officer kunt u zich richten tot de Suwidesk: suwidesk@bkwi.nl.

Vragen
Voor inhoudelijke vragen kunt u zich wenden tot een relatiebeheerder van BKWI. U kunt een mail sturen naar info@bkwi.nl.


Inhoudsopgave

Inleiding
Toelichting
Inhoudsopgave
1. Algemeen
1.1. Totaal gebruik
1.2. Afgebroken zoekopdrachten
2. Zorgvuldig gebruik
2.1. Raadplegingen op zoeksleutel anders dan burgerservicenummer
2.2. Percentage raadplegingen buiten kantoortijd
2.3. Meest geraadpleegde burgerservicenummers
2.4. Hoogste aantal actieve gebruikers dat hetzelfde burgerservicenummer heeft geraadpleegd
2.5. Hoogste aantal raadplegingen per actieve gebruiker
3. Accountbeheer
3.1. Geblokkeerde accounts op de eerste dag van de maand
3.2. Ongebruikte accounts
3.3. Aangemaakte accounts, verwijderde accounts en wijzigingsacties op accounts
3.4. Aantal gebruikers per rol
4. Veilig gebruik
4.1. Verdeling van de raadplegingen over de pagina's
4.2. Whitelist escape
4.2a. Onderhouden werkvoorraad
4.3. Verzonden Suwimail
4.4. Ontvangen Suwimail
4.5. Online specifieke rapportages

Toelichting

Vergelijkende cijfers
In de rapportage worden aantallen en percentages weergegeven. Om u houvast te geven bij deze cijfers, wordt in sommige tabellen een vergelijking van het gebruik van uw organisatie gemaakt met het gemiddelde van de gemeentelijke afnemers:

BKWI geeft geen waardeoordelen. De interpretatie van weergegeven aantallen en percentages van uw organisatie in vergelijking tot grootteklassen is aan u.

Raadpleging
In deze rapportage wordt gebruik gemaakt van het begrip 'raadpleging'. Een muisklik op de kolompagina of overzichtspagina in Suwinet-Inkijk wordt gezien als raadpleging.

De door de gebruikersbeheerder uitgevoerde acties voor het aanmaken en wijzigen van accounts worden niet meegeteld bij het aantal raadplegingen.

Gebruikers
Tenzij anders vermeld, wordt in de tabellen altijd uitgegaan van actieve gebruikers. Een rapportage geeft een beter beeld wanneer het percentage inactieve gebruikers binnen uw organisatie zo laag mogelijk is.

Suwinet-Inkijk en Suwinet-Inlezen
In toenemende mate maken gemeenten naast en in plaats van Suwinet-Inkijk gebruik van Suwinet-Inlezen. Het komt regelmatig voor dat samenwerkingsverbanden gebruik maken van Suwinet-Inkijk terwijl (een deel van) de bijbehorende individuele gemeenten gebruik maken van Suwinet-Inlezen. Daarom is het lastig om in tabelvorm het gebruik van Suwinet-Inkijk en Suwinet-Inlezen weer te geven. Er is daarom voor gekozen om hierover geen tabel op te nemen. De informatie kan vanzelfsprekend wel opgevraagd worden. Wanneer een gemeente samenwerkt met andere gemeenten in een samenwerkingsverband of taken uitbesteedt ten behoeve van de uitvoering van de Participatiewet, blijft de gemeente zelf verantwoordelijk voor veilig gebruik van Suwinet-Inkijk en Suwinet-Inlezen door zowel de gemeente zelf als voor gebruik door het samenwerkingsverband.

Titel Omschrijving
Organisatie: Gemeente Ruimte en Rust
Gebruikt Suwinet-Inkijk voor: Ruimte en Rust en Bosrijk
Grootteklasse Inwoners: 8
Aantal inwoners: 181543
Actieve gebruikers Suwinet-Inkijk: 109
Security officer: mw. Van Zanten
Gemandateerde: mw. Van Zanten, dhr. Opdecijfers
Gebruikersbeheerder: Ab Lictiebeheerder

klopt dit niet stuur dan een mail naar suwidesk@bkwi.nl


Toelichting (vervolg)

Afkortingen en definities

Raadpleging

Deze rapportage gebruikt het begrip 'raadpleging'. Een muisklik op de kolompagina of overzichtspagina in Suwinet-Inkijk wordt gezien als raadpleging.

De door de gebruikersbeheerder uitgevoerde acties voor het aanmaken en wijzigen van accounts worden niet meegeteld bij het aantal raadplegingen.

Gebruikers

Tenzij anders vermeld, wordt in de tabellen altijd uitgegaan van actieve gebruikers. Onder een actieve gebruiker wordt verstaan een medewerker die in de laatste maand van de rapportageperiode heeft ingelogd in suwinet-inkijk

Grootteklassen

In de tabellen hieronder wordt een overzicht gegeven van de grootteklassen op basis van het aantal inwoners van organisaties en op basis van het aantal actieve gebruikers van organisaties. Verderop in de rapportage worden deze grootteklassen aangeduid met afkortingen:

GKI: Grootteklasse Inwoners

GKaG: Grootteklasse actieve gebruikers

Grootteklasse inwoners (GKI) Aantal organisaties
Tot en met 18.000 inwoners: 46
Van 18.001 tot en met 25.000 inwoners: 39
Van 25.001 tot en met 30.000 inwoners: 28
Van 30.001 tot en met 40.000 inwoners: 35
Van 40.001 tot en met 50.000 inwoners: 34
Van 50.001 tot en met 80.000 inwoners: 42
Van 80.001 tot en met 120.000 inwoners: 32
Meer dan 120.000 inwoners: 35
Totaal 291
Grootteklasse actieve gebruikers (GKaG) Aantal organisaties
Tot en met 3 actieve gebruikers: 58
Van 4 tot en met 7 actieve gebruikers: 34
Van 8 tot en met 10 actieve gebruikers: 24
Van 11 tot en met 15 actieve gebruikers: 33
Van 16 tot en met 25 actieve gebruikers: 32
Van 26 tot en met 50 actieve gebruikers: 55
Van 51 tot en met 75 actieve gebruikers: 24
Meer dan 75 actieve gebruikers: 31
Totaal 291

Mededelingen

Maand Medelingen
2019-05 Met ingang van mei 2019 worden via dit overzicht mededelingen gecommuniceerd die betrekking hebben op deze rapportage of daaraan gerelateerde zaken, zoals bijvoorbeeld bepaalde specifieke rapportages
2019-04 Met ingang van 25 april 2019 is het mogelijk om online een specifieke rapportage "1.2 afgebroken zoekopdrachten" op te vragen

1. Algemeen

1.1. Totaal gebruik

Uitleg Deze tabel geeft per maand het aantal raadplegingen in Suwinet-Inkijk weer. Het betreft de opvragingen van de hoofdpagina's, niet van de onderliggende pagina's. De raadplegingen zijn opgesplitst in acties voor het beheer van accounts en acties waarbij brongegevens worden geraadpleegd. Deze opsplitsing is aangebracht om een zo zuiver mogelijk beeld te geven van het gebruik van Suwinet-Inkijk.
Maand Acties gebruikersbeheerders Raadplegingen overige gebruikers
2019-06 68 8.320
2019-05 50 7.765
2019-04 47 9.577
2019-03 66 7.378
2019-02 105 6.789
2019-01 73 5.559
Mogelijke oorzaken Indien er een afwijking van de trend is, kan dit verschillende oorzaken hebben:
  • Toename van het aantal bijstandsaanvragen;
  • Onderzoek op basis van een specifiek thema;
  • Wetswijziging waardoor klantgegevens opnieuw worden geraadpleegd;
  • Vakantieperiode;
  • Aantal werkdagen in een maand.
Indien u geen aanwijsbare oorzaak kunt aangeven voor de afwijking, dan kan verder onderzoek nodig zijn; er kan sprake zijn van oneigenlijk gebruik van Suwinet-Inkijk. Een specifieke rapportage kan dan inzicht bieden. Aan de hand van de specifieke rapportages kunt u conclusies trekken over de afwijkende trend.

Een specifieke rapportage over de raadplegingen door gebruikers of de acties van de gebruikersbeheerders in een bepaalde periode kan dan inzicht bieden.

1.2. Afgebroken zoekopdrachten

Uitleg Onderstaande grafiek en tabel geven een overzicht van het aantal burgerservicenummers dat niet verder is bevraagd nadat bleek dat deze niet voorkwamen op de whitelist.
Maand Aantal
2019-06 6
2019-05 6
2019-04 6
2019-03 12
2019-02 12
2019-01 3
Mogelijke oorzaken Wanneer gezocht wordt op een burgerservicenummer dat niet op de whitelist voorkomt verschijnt hiervan een melding. Wanneer het burgerservicenummer daarna niet meer bevraagd wordt is het de vraag waarom het in eerste instantie bevraagd is.

Een specifieke rapportage over de afgebroken zoekopdrachten in een bepaalde periode kan u uitgebreidere informatie geven over de inhoud van de raadplegingen en door wie de raadplegingen zijn gedaan.

2. Zorgvuldig gebruik

2.1. Raadplegingen op zoeksleutel anders dan burgerservicenummer

Uitleg Onderstaande tabel geeft per maand de raadplegingen weer die niet op basis van burgerservicenummer zijn gedaan. Bij deze raadplegingen is bijvoorbeeld een naam en geboortedatum, een postcode en huisnummer, een kenteken, een perceel of een object als zoeksleutel gebruikt. U ziet het aantal raadplegingen waarbij de zoeksleutel anders is dan het burgerservicenummer ten opzichte van het totaal aantal raadplegingen in absolute aantallen en in percentage weergegeven. In de grafiek worden de vergelijkende percentages getoond. De pagina's betreffende het Suwi BedrijvenRegister (SBR) en gebruikersadministratie worden hier buiten beschouwing gelaten.

Percentage actieve gebruikers dat andere zoeksleutel dan het burgerservicenummer gebruikt

Onderbouwing van bovenstaande grafiek

Maand Organisatie GKI GKaG Nederland
2019-06 91 van 8.320 is: 1,09% 4.071 van 355.101 is: 1,15% 4.351 van 357.892 is: 1,22% 8.916 van 661.817 is: 1,35%
2019-05 50 van 7.765 is: 0,64% 4.692 van 419.381 is: 1,12% 4.970 van 423.654 is: 1,17% 10.281 van 768.863 is: 1,34%
2019-04 91 van 9.577 is: 0,95% 5.288 van 456.326 is: 1,16% 6.002 van 462.329 is: 1,30% 11.768 van 843.007 is: 1,40%
2019-03 69 van 7.378 is: 0,94% 4.279 van 430.830 is: 0,99% 4.636 van 436.603 is: 1,06% 9.793 van 795.758 is: 1,23%
2019-02 51 van 6.789 is: 0,75% 4.905 van 417.510 is: 1,17% 5.020 van 430.235 is: 1,17% 10.336 van 774.541 is: 1,33%
2019-01 62 van 5.559 is: 1,12% 3.752 van 405.942 is: 0,92% 4.091 van 417.973 is: 0,98% 8.603 van 769.360 is: 1,12%
Mogelijke oorzaken Voor een raadpleging van klantgegevens is het burgerservicenummer als zoeksleutel de regel. Een raadpleging op een zoeksleutel anders dan het burgerservicenummer is risicovoller en daarom beter om zoveel mogelijk te beperken. Wanneer de cijfers van uw organisatie hoger zijn dan de vergelijkende cijfers, kunt u zich het volgende afvragen:
  • Waarom vinden er zoveel raadplegingen op andere zoeksleutels dan het burgerservicenummer plaats?
  • Voor welke taken moet iemand echt kunnen zoeken via andere zoeksleutels dan het burgerservicenummer?
  • Hoe kunnen we het aantal medewerkers met deze taken beperken?
  • Is de gebruikersadministratie ingericht conform onze autorisatiematrix?
Een specifieke rapportage over de gebruikte zoeksleutels anders dan burgerservicenummer in een bepaalde periode kan u uitgebreidere informatie geven over de inhoud van de raadplegingen en door wie de raadplegingen zijn gedaan.

2.2. Percentage raadplegingen buiten kantoortijd

Uitleg Het aantal raadplegingen tussen 19:00 uur en 6:00 uur (buiten kantoortijd) en gedurende weekenden ten opzichte van het totaal aantal raadplegingen weergegeven in percentages en absolute aantallen. Feestdagen die op een doordeweekse dag vallen, worden als 'buiten kantoortijd' aangemerkt.

Percentage raadplegingen buiten kantoortijd ten opzichte van alle raadplegingen in die maand

Onderbouwing van bovenstaande grafiek

Maand Organisatie GKI GKaG Nederland
2019-06 31 van 8320 is: 0,37 % 2094 van 355101 is: 0,59 % 2301 van 357892 is: 0,64 % 4208 van 661817 is: 0,64 %
2019-05 156 van 7765 is: 2,01 % 4810 van 419381 is: 1,15 % 4944 van 423654 is: 1,17 % 7223 van 768863 is: 0,94 %
2019-04 110 van 9577 is: 1,15 % 2793 van 456326 is: 0,61 % 2625 van 462329 is: 0,57 % 5338 van 843007 is: 0,63 %
2019-03 31 van 7378 is: 0,42 % 3443 van 430830 is: 0,80 % 3258 van 436603 is: 0,75 % 5742 van 795758 is: 0,72 %
2019-02 27 van 6789 is: 0,40 % 2092 van 417510 is: 0,50 % 2005 van 430235 is: 0,47 % 4788 van 774541 is: 0,62 %
2019-01 82 van 5559 is: 1,48 % 3731 van 405942 is: 0,92 % 3589 van 417973 is: 0,86 % 6181 van 769360 is: 0,80 %
Mogelijke oorzaken Als er veel raadplegingen buiten kantoortijd plaatsvinden, dan kan dat wijzen op misbruik.

Er bestaat een afhankelijkheid met de werktijden die gehanteerd worden, de regels met betrekking tot thuiswerken en of er sprake is van een avondopenstelling van het kantoor.

Wanneer u de raadplegingen niet kunt verklaren, vraag dan een specifieke rapportage aan met daarin een overzicht van:
  • Wanneer de raadplegingen zijn gedaan;
  • Door wie de raadplegingen zijn gedaan;
  • Welke burgerservicenummers zijn geraadpleegd.
Analyseer vervolgens of het raadplegingen van klanten, of andere raadplegingen betreft.

2.3. Meest geraadpleegde burgerservicenummers

Uitleg De vijf burgerservicenummers die het meest zijn geraadpleegd, en door welk aantal actieve gebruikers. In de laatste kolom staat het aantal keer dat een burgerservicenummer gemiddeld geraadpleegd is binnen uw organisatie tijdens de rapportageperiode
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-06 1 44 1 6.54
2019-06 2 38 2 6.54
2019-06 3 31 2 6.54
2019-06 4 31 2 6.54
2019-06 5 28 4 6.54
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-05 1 36 1 6.37
2019-05 2 34 3 6.37
2019-05 3 29 3 6.37
2019-05 4 27 3 6.37
2019-05 5 27 3 6.37
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-04 1 40 2 6.78
2019-04 2 38 1 6.78
2019-04 3 36 2 6.78
2019-04 4 34 2 6.78
2019-04 5 30 3 6.78
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-03 1 51 1 6.95
2019-03 2 34 2 6.95
2019-03 3 32 3 6.95
2019-03 4 27 2 6.95
2019-03 5 26 2 6.95
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-02 1 39 2 7.82
2019-02 2 37 2 7.82
2019-02 3 33 2 7.82
2019-02 4 30 2 7.82
2019-02 5 26 3 7.82
Maand Top 5 burgerservicenummer Raadplegingen Gebruikers gem. aantal raadpl. over alle burgerservicenummers
2019-01 1 27 1 7.30
2019-01 2 26 3 7.30
2019-01 3 25 2 7.30
2019-01 4 24 2 7.30
2019-01 5 23 1 7.30
Mogelijke oorzaken Als een burgerservicenummer relatief veel wordt opgevraagd kan dit wijzen op misbruik of oneigenlijk gebruik.

Het relatief veel opvragen van een burgerservicenummer kan een aantal oorzaken hebben:
  • Er zijn veel medewerkers met dezelfde klant bezig;
  • Er vindt een onderzoek plaats waardoor het burgerservicenummer vaker moet worden geraadpleegd, omdat er bijvoorbeeld op enig moment gegevens ontbreken of aangevuld zijn waardoor de klant opnieuw geraadpleegd moet worden;
  • Er is sprake van onrechtmatige raadplegingen;
  • De brongegevens zijn op het moment van raadpleging door een storing niet beschikbaar.
Met deze rapportage is de oorzaak niet te herleiden, het is dan noodzakelijk om een specifieke rapportage op te vragen. De vragen die gesteld kunnen worden zijn:
  • Welk burgerservicenummer betreft het?
  • Op welke tijdstippen is het burgerservicenummer geraadpleegd?
  • Door welke medewerker(s) is het burgerservicenummer geraadpleegd?
De inhoud van de specifieke rapportage levert informatie op of de opvraging legitiem is, of dat deze duidt op mogelijk misbruik of een onrechtmatigheid.

2.4. Hoogste aantal actieve gebruikers dat hetzelfde burgerservicenummer heeft geraadpleegd

Uitleg De vijf burgerservicenummers die door het hoogst aantal verschillende medewerkers zijn geraadpleegd. Het betreft hier het aantal gebruikers dat met hetzelfde burgerservicenummer bezig is geweest. Het gaat hier dus niet om het aantal raadplegingen maar om het aantal verschillende gebruikers dat één burgerservicenummer raadpleegt.
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-06 1 5 1.17
2019-06 2 4 1.17
2019-06 3 4 1.17
2019-06 4 4 1.17
2019-06 5 4 1.17
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-05 1 6 1.16
2019-05 2 5 1.16
2019-05 3 5 1.16
2019-05 4 4 1.16
2019-05 5 3 1.16
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-04 1 4 1.15
2019-04 2 4 1.15
2019-04 3 4 1.15
2019-04 4 4 1.15
2019-04 5 4 1.15
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-03 1 4 1.15
2019-03 2 4 1.15
2019-03 3 3 1.15
2019-03 4 3 1.15
2019-03 5 3 1.15
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-02 1 5 1.18
2019-02 2 4 1.18
2019-02 3 4 1.18
2019-02 4 4 1.18
2019-02 5 4 1.18
Maand Top 5 burgerservicenummer Geraadpleegd door aantal gebruikers Gemiddeld aantal gebruikers per burgerservicenummer
2019-01 1 4 1.14
2019-01 2 4 1.14
2019-01 3 3 1.14
2019-01 4 3 1.14
2019-01 5 3 1.14
Mogelijke oorzaken Als hetzelfde burgerservicenummer wordt geraadpleegd door een veel hoger aantal verschillende gebruikers dan gemiddeld, is het noodzakelijk te onderzoeken wat de reden ervan is. Indien het getal hoger is dan gemiddeld, dan kan dat ook duiden op mogelijk oneigenlijk gebruik of misbruik van Suwinet-Inkijk. Het zou er bijvoorbeeld op kunnen wijzen dat de opgevraagde persoon helemaal geen klant is maar in de media aandacht heeft gekregen.

Met een specifieke rapportage krijgt u inzicht in welke gebruikers, wanneer, welke burgerservicenummers hebben geraadpleegd. Door de burgerservicenummers uit deze specifieke rapportage te vergelijken met uw eigen klantenbestand en de uitkomsten van deze vergelijking bij twijfels voor te leggen aan de betreffende gebruikers kunt u vaststellen of er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik.

2.5. Hoogste aantal raadplegingen per actieve gebruiker

Uitleg De vijf gebruikers met het hoogst aantal opvragingen. Het gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker staat erbij als referentie.
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-06 1 624 84.73
2019-06 2 550 84.73
2019-06 3 434 84.73
2019-06 4 310 84.73
2019-06 5 301 84.73
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-05 1 522 78.94
2019-05 2 488 78.94
2019-05 3 449 78.94
2019-05 4 441 78.94
2019-05 5 375 78.94
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-04 1 726 97.21
2019-04 2 589 97.21
2019-04 3 393 97.21
2019-04 4 371 97.21
2019-04 5 346 97.21
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-03 1 407 73.70
2019-03 2 401 73.70
2019-03 3 370 73.70
2019-03 4 366 73.70
2019-03 5 261 73.70
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-02 1 389 69.99
2019-02 2 339 69.99
2019-02 3 302 69.99
2019-02 4 203 69.99
2019-02 5 201 69.99
Maand Top 5 raadplegingen Raadplegingen per gebruiker Gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker
2019-01 1 359 64.64
2019-01 2 315 64.64
2019-01 3 282 64.64
2019-01 4 227 64.64
2019-01 5 224 64.64
Mogelijke oorzaken In bepaalde situaties is het normaal dat een medewerker veel raadplegingen doet.

Denk hierbij aan:
  • Het doen van onderzoeksopdrachten;
  • Medewerkers belast met specifieke taak waarvoor Suwinet-Inkijk veelvuldig wordt geraadpleegd;
  • Meerdere medewerkers die op één account werken / groepsaccount (ten strengste verboden).
Bij een onevenredig hoog aantal raadplegingen door een gebruiker is het altijd wenselijk om te onderzoeken wat er met het betreffende account wordt gedaan. Een specifieke rapportage is derhalve op zijn plaats. Elke gebruiker dient een eigen, uniek, account te bezitten. Let op: Parttime medewerkers halen het gemiddelde omlaag, dus wordt het verschil met de top 5 groter (aangenomen dat deze fulltime werken).

3. Accountbeheer

3.1. Geblokkeerde accounts op de eerste dag van de maand

Uitleg

Het aantal geblokkeerde accounts ten opzichte van het totaal aantal accounts als percentage en absolute aantallen.

Accounts worden geblokkeerd bij

  • 5 foutieve inlogpogingen (Status: Geblokkeerd wachtwoord, Geblokkeerd door te vaak foutief inloggen)
  • het niet tijdig wijzigen van het wachtwoord
    • bij nieuwe accounts dient dit binnen 14 dagen te gebeuren (Status: tijdelijk wachtwoord verlopen, Tijdelijk wachtwoord verlopen doordat er niet ingelogd is binnen de ingestelde tijd van 14 dagen)
    • bij bestaande accounts dient dit binnen 56 dagen te gebeuren (Status: Wachtwoord verlopen, De gebruiker heeft meer dan 56 dagen zijn wachtwoord niet gewijzigd)
  • het gedurende 45 dagen niet ingelogd te zijn geweest (Status: Account verlopen, Het account is verlopen doordat er de afgelopen 45 dagen niet ingelogd is)
  • blokkering door de gebruikersbeheerder (Status: Account geblokkeerd, Het account is geblokkeerd door een beheerder)
Maand Organisatie GKI GKaG Nederland
2019-06 2 van 118 is: 1,69% 548 van 6.695 is: 8,19% 542 van 6.876 is: 7,88% 1.194 van 14.151 is: 8,44%
2019-05 6 van 118 is: 5,08% 551 van 6.721 is: 8,20% 582 van 7.134 is: 8,16% 1.206 van 14.169 is: 8,51%
2019-04 3 van 116 is: 2,59% 545 van 6.746 is: 8,08% 531 van 6.930 is: 7,66% 1.194 van 14.236 is: 8,39%
2019-03 3 van 111 is: 2,70% 550 van 6.731 is: 8,17% 539 van 6.926 is: 7,78% 1.259 van 14.186 is: 8,87%
2019-02 5 van 111 is: 4,50% 564 van 6.764 is: 8,34% 538 van 6.864 is: 7,84% 1.290 van 14.336 is: 9,00%
2019-01 6 van 110 is: 5,45% 527 van 6.771 is: 7,78% 510 van 6.917 is: 7,37% 1.225 van 14.521 is: 8,44%

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Om te kunnen herleiden wanneer de gebruiker voor het laatst een activiteit in Suwinet-Inkijk heeft uitgevoerd en wat de reden van het blokkeren van het account is, kan de gebruikersbeheerder in de gebruikersadministratie (bij het account zelf) de kolom 'Laatste login' raadplegen. Het opvragen van een specifieke rapportage voor dit onderdeel is vooralsnog niet mogelijk. Wanneer accounts te lang geblokkeerd staan horen ze gedeblokkeerd of verwijderd te worden. Daarom is het van belang om te kijken:

  • Hoe lang het account op geblokkeerd staat;
  • Waarom het account is geblokkeerd. Denk aan:
    • De gebruiker heeft het niet nodig voor zijn taken;
    • De gebruiker is langdurig ziek;
    • De gebruiker is niet meer in dienst;
    • De gebruiker is naar een andere afdeling gegaan.

Als een datum ver in het verleden ligt, kan worden afgevraagd hoe de medewerker zijn werk heeft kunnen doen, of dat er mogelijk is geprobeerd misbruik te maken van een account.


3.2. Ongebruikte accounts

Uitleg Na onderzoek blijkt een rapportage over ongebruikte accounts voor Suwinet Inkijk geen toegevoegde waarde te bieden. Accounts zijn ongebruikt als Suwinet-Inkijk niet is geraadpleegd. Maar sommige accounts laten het gebruik van Suwinet-Inkijk niet toe omdat de medewerker dit niet nodig heeft. Deze accounts zijn specifiek voor Inburgering en/of de WIS module en worden meegeteld als ‘ongebruikte accounts’. Dit is niet terecht, de accounts worden wel degelijk gebruikt alleen niet voor Suwinet-Inkijk. Daarom bood dit hoofdstuk geen toegevoegde waarde.

3.3. Aangemaakte accounts, verwijderde accounts en wijzigingsacties op accounts

Uitleg De door een gebruikersbeheerder aangemaakte en verwijderde accounts per maand. De kolom 'aantal wijzigingen op accounts' geeft de wijzigingsacties weer die door een gebruikersbeheerder(s) op een of op meerdere accounts zijn uitgevoerd. Dit kunnen acties zijn zoals het wijzigen van persoonsgegevens, e- mailadres of wachtwoord.
Maand Aangemaakt Verwijderd Aantal wijzigingen op accounts
2019-06 2 0 16
2019-05 3 3 18
2019-04 2 0 21
2019-03 5 0 18
2019-02 3 3 23
2019-01 1 0 16
Mogelijke oorzaken trendafwijking Controleer of de aangemaakte accounts in dezelfde maand zijn verwijderd en wat de reden hiervan is. Met een specifieke rapportage kan duidelijk worden of een account in de dezelfde maand aangemaakt en verwijderd is. Het ontbreken van duidelijke redenen hiervoor kan op een mogelijk misbruik duiden.

3.4. Aantal gebruikers per rol

Uitleg Een overzicht van de beschikbare rollen voor Suwinet-Inkijk en het aantal gebruikers dat voor deze rollen op de eerste dag van de maand is geautoriseerd. Indien een gemeente geen naam heeft gegeven samengestelde rol, zijn bij die rol streepjes geplaatst.
Rol Omschrijving 2019-01 2019-02 2019-03 2019-04 2019-05 2019-06
G003 G003 UWVWb 2 2 2 2 2 1
G019 Bijstandsregelingen 2 2 2 2 2 1
G024 G024 Bedrijvenregister 3 3 3 3 3 2
G025 G025 VIS 2 2 2 2 0 0
G029 G029 klantbeeld 2 2 2 2 2 1
G032 G032 Onderhouden correctieservice 2 2 2 2 2 2
G042 G042 Klant algemeen 2 2 2 2 2 1
GSDADM Gebruikersbeheerder 2 2 2 2 2 2
R1272 Fraude vorderingen 3 3 3 3 3 3
R13 Trajectbegeleider 8 8 8 11 11 11
R177 SR/FC 6 6 6 6 6 6
R178 Verhaal/Bezw-Beroep 5 5 5 5 5 5
R347 Opvragen gebruiksrapportages 2 2 2 2 2 2
R6 Klantmanager 73 74 74 77 79 80
R69 Incasso 5 5 5 5 5 5
R8 Terugvordering 9 9 10 9 9 9
R852 AfroLexus 12 12 11 11 11 12
R981 EROW 2 2 2 2 2 2
SCI06 SCI06 Alle bevoegdheden incl signalen 2 2 1 1 1 1

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Op de website van BKWI is een uitgebreide beschrijving beschikbaar: Overzicht autorisaties op Suwinet- Inkijk voor GSD V1.2.

In de gebruikersadministratie is het mogelijk om gebruikers toegang te geven tot verschillende pagina’s en rollen. Het aantal rollen komt niet overeen met het aantal gebruikers omdat een gebruiker meerdere rollen kan hebben.

Bij samengestelde rollen is het belangrijk deze dezelfde naam te geven zoals in de autorisatiematrix opgenomen. Zo is eenvoudig zichtbaar of de gebruikersadministratie correspondeert met de autorisatiematrix. Hoe herkenbaarder de benamingen, des te nuttiger deze tabel.

Een Security Officer moet in staat zijn aan de hand van de autorisatiematrix en de gebruikersrapportage te kunnen zien of een en ander gelijknamig en kloppend is ingericht. Vervolgens is de Security Officer ook in staat om te zien of de juiste mensen de juiste autorisaties hebben.

Wilt u weten welke rol medewerkers hebben, vraag dan een specifieke rapportage op.


4. Doelmatig gebruik

4.1. Verdeling van de raadplegingen over de pagina's

Uitleg Aantal raadplegingen voor elke pagina.
Pagina 2019-01 2019-02 2019-03 2019-04 2019-05 2019-06
gsd belastingdienst 295 413 387 489 366 421
gsd bijstandsregelingen 28 16 42 57 198 31
gsd cwi 145 134 143 171 136 178
gsd fraude-vorderingen 0 0 1 0 0 0
gsd gba 178 236 224 253 179 183
gsd gba-volledig 39 54 78 90 82 91
gsd home 449 578 643 597 457 208
gsd kadaster 224 260 240 347 284 327
gsd klant-algemeen 493 706 746 1.848 1.071 968
gsd klant-algemeen-plus 1.787 2.110 2.642 3.056 2.543 3.098
gsd klantbeeld 612 591 597 569 486 759
gsd kostendelerstoets 144 171 176 212 172 246
gsd rdw-peildata 473 728 734 872 875 770
gsd rdw-plus 128 128 121 206 176 137
gsd sbr 322 450 408 527 475 468
gsd terugvordering 72 12 3 56 53 84
gsd useradmin 73 105 66 47 50 68
gsd zoek-in-gba 0 3 15 4 2 0
gsd zoek-in-gba-uitgebr 15 9 17 26 16 24
gsd zoek-in-kadaster 0 5 0 0 0 6
gsd zoek-in-rdw 155 185 161 197 194 321
Totaal 5.632 6.894 7.444 9.624 7.815 8.388
Mogelijke oorzaken In deze tabel staan alle pagina's die geraadpleegd zijn. In de autorisatietabel GSD staat welke rol voor welke taak en medewerker beschikbaar is.

Kijk bij deze tabel vooral naar de maandelijkse verschillen en de trends in het gebruik. Indien er een afwijking van de trend is, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:
  • Specifiek thema onderzocht;
  • Periodieke controles op het klantenbestand;
  • Een pagina die niet meer beschikbaar was;
  • Een nieuw beschikbare pagina.
Als er een piek zit in de raadplegingen voor de pagina's GSD-Zoek in GBA, GSD Zoek in GBA uitgebreid en GSD Zoek in RDW, kan ook hier gekeken worden of dit proportioneel is ten opzichte van het aantal gebruikers dat die paginaâs kan raadplegen. Om inzicht te krijgen in deze proportionaliteit is het van belang een specifieke rapportage over welke gebruiker de bovengenoemde pagina's heeft geraadpleegd op te vragen.

4.2. Whitelist escape

Uitleg Wat is een whitelist?
In een whitelist staan alle burgerservicenummers van burgers waar u een dienstverleningsrelatie mee heeft (gehad). Wanneer een gebruiker een burgerservicenummer van een burger opvraagt toetst Suwinet-Inkijk eerst automatisch of dit BSN op de whitelist van uw organisatie voorkomt. Wanneer een burgerservicenummer niet op de whitelist van uw organisatie worden de bijbehorende gegevens niet getoond. De gebruiker krijgt hiervoor een melding.

Escape functie
Alleen met een autorisatie voor escape kan een gebruiker toch persoonsgegevens van deze burger opvragen. De gebruiker geeft hiervoor een geldige reden op. Deze geldige reden kunnen zij selecteren uit een keuzelijst (escapelijst).

Het aantal keer dat een escapereden is gebruikt per maand

Escapereden 2019-01 2019-02 2019-03 2019-04 2019-05 2019-06
Escape met reden: Anders 221 226 131 175 192 247
Escape met reden: Bijzonder onderzoek 1205 421 255 366 189 318
Escape met reden: Inkomsten van 16 en 17 jarigen 6 0 0 0 5 25
Escape met reden: Nieuwe klant of aanvraag 483 284 232 258 240 412
Escape met reden: Terugvordering derden 0 0 0 0 2 0
Escape met reden: Vaststellen onderhoudsbijdrage 190 214 65 148 108 117
Escape niet toegestaan 2 3 0 0 1 0
Rapportageperiode De aantallen in bovenstaande tabel zijn gebaseerd op het aantal gekozen escapes per reden. De escapelijst wordt met de burgerservicenummers in de whitelist van een week na de rapportage vergeleken. Wanneer binnen een week nadat een escape is uitgevoerd op een burgerservicenummer, dat burgerservicenummer is toegevoegd aan de whitelist, wordt dit niet meer gekenmerkt als een escape. Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat alle aanvragen van nieuwe klanten als escape worden gezien.

Gebruikte datums

Rapportagemaand Startdatum rapportageperiode Einddatum rapportageperiode Datum whitelist
2019-06 2019-05-22 2019-06-21 2019-06-28
2019-05 2019-04-22 2019-05-21 2019-05-28
2019-04 2019-03-22 2019-04-21 2019-04-28
2019-03 2019-02-22 2019-03-21 2019-03-28
2019-02 2019-01-22 2019-02-21 2019-02-28
2019-01 2018-12-22 2019-01-21 2019-01-28

Mogelijke oorzaken trendafwijking

U ziet hoe vaak de escapefunctie is gebruikt om personen buiten de whitelist te kunnen raadplegen. In principe zou de reden ‘anders’ niet nodig moeten zijn. Wanneer deze veel wordt gebruikt, kunt u zich afvragen of de medewerkers de redenen op een juiste manier interpreteren. Bespreek dit met uw medewerkers.

Lopen uw escapes onevenredig ver op? Mogelijke oorzaken: niet actuele whitelist of een oneigenlijk gebruik van Suwinet.

  • Nieuwe klant of aanvraag: wanneer er sprake is van een aanvraag van een nieuwe klant of partner die nog niet is geregistreerd (levensonderhoud, bijzondere bijstand, re-integratie etc);
  • Vaststellen onderhoudsbijdrage: voor verhaalmedewerkers, bij het vaststellen van de onderhoudsbijdrage bij nieuwe onderhoudsplichtigen;
  • Inkomsten van 16 en 17 jarigen: inkomsten van een inwonend kind van 16 of 17 jaar moeten in sommige gevallen met de bijstandsuitkering van de ouders worden verrekend. De hoogte van die inkomsten moet worden achterhaald;
  • Bijzonder onderzoek: bij nader onderzoek naar fraude of een sterk vermoeden daarvan;
  • Anders: aan te raden is deze optie zo min mogelijk te gebruiken! Tijdens de proefimplementatie is gebleken dat deze reden soms wordt gebruikt bij bijvoorbeeld signaalafhandeling of belastingsignalen die betrekking hebben op burgerservicenummers waarvan de uitkering is beëindigd en die niet meer op de whitelist staan. Medewerkers kunnen hiervoor ook de reden ‘Bijzonder onderzoek’ gebruiken. Een gemeente kan ook besluiten de whitelist te verruimen door de burgerservicenummers enkele maanden langer op de whitelist te houden.

4.2a Onderhouden werkvoorraad

Uitleg Acties werkvoorraad
Burgerservicenummers kunnen op 2 manieren toegevoegd worden aan de whitelist.
  • Handmatig toevoegen van een burgerservicenummer;
  • Uploaden van een bestand met burgerservicenummers;
De gegevens van onderstaande tabel hebben betrekking op de gehele maand.
Maand Handmatig Uploaden bestand
2019-06 12 5
2019-05 32 2
2019-04 9 1
2019-03 2 1
2019-02 2 2
2019-01 9 3
Mogelijke oorzaken trendafwijking Wanneer hier een dalende trend zichtbaar is kan dit er toe leiden dat gebruikers vaker de escapefunctie dienen te gebruiken.

4.3. Verzonden Suwimail

Uitleg E-mails verzonden via Suwinet-Mail.
Maand rustenruimte.nl bosrijk.nl
2019-06 457 0
2019-05 492 1
2019-04 574 2
2019-03 645 6
2019-02 697 9
2019-01 464 3
Mogelijke oorzaken Een dalende trend is bij deze tabel van belang is reden voor extra aandacht. Dat kan duiden op een dalend bewustzijn bij uw medewerkers dat persoonsgegevens actie niet zomaar via e-mail verstuurd mogen worden. De actie hierop kan zijn dat de medewerkers opnieuw ge-instrueerd worden over hetversturen van e-mail via het beveiligde netwerk.

4.4. Ontvangen Suwimail

Uitleg E-mails ontvangen via Suwinet-Mail.
Maand rustenruimte.nl bosrijk.nl
2019-06 2.126 6
2019-05 2.110 1
2019-04 2.863 3
2019-03 2.383 10
2019-02 2.873 11
2019-01 2.261 21
Mogelijke oorzaken De trend in deze tabel is belangrijk, bij afwijkingen kan gezocht worden naar de oorzaak van de afwijking. Let op: Het gaat om ontvangen e-mail, als organisatie heb je hier weinig invloed op. Omdat het aantal domeinen toeneemt zal ook het mailverkeer via het beveiligde netwerk toenemen.

4.5. Online specifieke rapportages

Uitleg In Suwinet-Inkijk is een online rapportage functionaliteit beschikbaar. Hiermee kunnen zonder tussenkomst van de Suwidesk specifieke rapportages worden opgevraagd. Hieronder is per maand het aantal specifieke rapportages zichtbaar dat is gedownload.
Rapport 2019-01 2019-02 2019-03 2019-04 2019-05 2019-06
GSD-22 - Percentage raadplegingen buiten kantoortijd 0 0 0 2 0 6
GSD-23 - Meest geraadpleegde burgerservicenummers 0 0 0 0 0 8
GSD-23-top5 - Meest geraadpleegde burgerservicenummers - top 5 0 0 0 0 0 7
GSD-25 - Hoogste aantal raadplegingen per actieve gebruiker 0 0 0 0 0 1
GSD-42 - Whitelist escape 0 0 0 0 0 2
Totaal 0 0 0 2 0 24
Mogelijke oorzaken trendafwijking Met een specifieke rapportage kan de gemandateerde de gespecificeerde onderdelen van deze generieke rapportage opvragen. Wanneer in een maand weinig of geen specifieke rapportages zijn opgevraagd kunt u zich afvragen of dit komt doordat er in die maand geen aanleiding voor is geweest of dat het mogelijk verstandig is deze alsnog op te vragen.